Privacy statement

Geldend vanaf 4 februari 2020

Inleiding
Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die we van u krijgen en doen er alles aan om deze te beschermen. In het statement leggen we uit waarvoor we de persoonsgegevens gebruiken, wie toegang heeft tot uw gegevens en met wie we uw gegevens delen.

Wie zijn wij?
Wij zijn Stichting Pensioenfonds voor de huisartsen. We zijn een verplicht gesteld pensioenfonds conform de wet verplichte beroepspensioenregeling (wvp) voor alle huisartsen in Nederland. We zijn gevestigd in Driebergen. SPH heeft privacy beleid vastgesteld. Vanaf 2020 heeft SPH ook een gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens opgesteld conform de richtlijnen van de Pensioenfederatie. SPH is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming die vanaf 25 mei 2018 van kracht is.

Wij hebben een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. U kunt deze benaderen via JBlonk@huisartsenpensioen.nl Via dit e-mailadres kunt u voor alle vragen over uw privacy en persoonsgegevens terecht.

We gebruiken cookies
Vanaf 4  februari 2020 gebruiken we zo genaamde tracking cookies op onze publieke website. In ons cookiestatement kunt u nalezen waarom we cookies gebruiken en welke dat zijn.

Welke gegevens verzamelen we?
Om de pensioenregeling te kunnen uitvoeren leggen we gegevens vast die u  aan ons of onze leveranciers verstrekt. Deze gegevens kunnen onder meer bestaan uit uw naam, adres, woonplaats, uw emailadres, telefoonnummer, geboortedatum, bankrekeningnummer, Burger Service Nummer (BSN), burgerlijke staat, uw inkomen of salaris, de persoonsgegevens van uw partner en kinderen.

Voor het gebruik van de onze website vragen we u om een account aan te maken en een aantal gegevens zelf in te vullen.

Om u financieel  te kunnen adviseren kunnen onze Financieel Planners u vragen om jaaropgaven, polissen, huurovereenkomsten, samenlevingscontracten, huwelijkse voorwaarden, jaarstukken, maatschapsovereenkomsten en andere financiële en/of juridische documenten toe te sturen zodat een gedegen financiële analyse van uw specifieke situatie mogelijk is.

Voor welke doeleinden gebruiken we uw gegevens?

Pensioenuitvoering
SPH verwerkt persoonsgegevens om de pensioenregeling voor huisartsen uit te voeren. We gebruiken uw gegevens om de pensioenen te administreren. Zo gebruiken we uw contactgegevens om documenten zoals het UPO en de factuur te kunnen  versturen.

Financiële Planning
U kunt als huisarts ook gebruik maken van onze Financieel Planners. Daarvoor hebben wij  (aanvullende) persoonsgegevens nodig. Voordat u gegevens aanlevert, vragen wij uw toestemming om deze te mogen verwerken. Deze gegevens  worden  opgeslagen in een aparte database en zijn alleen toegankelijk voor onze gecertificeerde Financieel Planners.

Communicatie
Gegevens die we vastleggen als u contact zoekt met ons.  Om uw vragen te kunnen beantwoorden gebruiken we uw contactgegevens. We registeren ook uw vragen in onze systemen.

Daarnaast kunnen we telefoongesprekken opnemen voor training- en coaching doeleinden, het voorkomen en bestrijden van fraude en misbruik en de naleving van wettelijke verplichtingen. U heeft het recht om het opgenomen telefoongesprek te beluisteren of daarvan een kopie te ontvangen.

Onze websites zijn zo goed mogelijk beveiligd om misbruik te voorkomen. Alle medewerkers die uw gegevens kunnen inzien, zijn verplicht deze geheim te houden.

Naleving wet- en regelgeving
We zijn gebonden aan diverse wet- en regelgeving. Op basis daarvan moeten we bepaalde gegevens vastleggen, zoals uw BSN. Wet- en regelgeving kan ons er ook toe verplichten om gegevens over u aan een overheidsinstelling, een toezichthouder of een andere financiële instelling door te geven. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, de Autoriteit Financiële Markten, De Nederlandsche Bank of een opsporingsinstantie.

Aan wie vertrekken we je gegevens

Beroepsvereniging Huisartsen (BPV)
SPH levert maandelijks de namen, het  adres en het inschrijfnummer van de nieuwe huisartsen aan de BPV. Hiermee kan de BPV haar ledenadministratie uitvoeren. Ook levert SPH de overlijdensmeldingen van huisartsen aan de BPV. BPV en SPH hebben hiervoor een overeenkomst opgesteld die voldoet aan de eisen van  de AVG

Overheidsinstellingen, toezichthouders
Alleen als SPH hiervoor wettelijk is verplicht verstrekken we uw persoonsgegevens aan overheidsinstellingen (zoals de Belastingdienst en opsporingsinstanties) en toezichthouders (zoals de Autoriteit Financiële Markten en De Nederlandse Bank).

Leveranciers
SPH schakelt derde partijen in voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. SPH heeft met deze partijen de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden worden verwerkt.

Uw rechten
Als deelnemer van onze dienstverlening  heeft u de volgende rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Recht van inzage
U kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die SPH over u verwerkt. Dit houdt in dat u kan opvragen welke persoonsgegevens zijn geregistreerd door SPH en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. Dit kan door een verzoek te doen voorzien van uw naam, adres, vaste- en/of mobiele telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs te mailen naar Jblonk@huisartsenpensioen.nl SPH zal binnen 4 weken reageren. Er zijn geen kosten verbonden aan dit verzoek.

Recht op rectificatie
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze niet juist zijn.

Recht om uw gegevens te laten verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen als uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt of omdat u uw toestemming hebt ingetrokken en SPH geen andere rechtsgrond meer heeft voor de verwerking.

Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken te gen het verwerken  van persoonsgegevens door SPH als uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van de pensioenregeling of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Zo kunt u bijvoorbeeld bezwaar maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens voor statistisch onderzoek.

Recht om niet te worden onderworpen aan aansluitend geautomatiseerde verwerking
SPH maakt tot op heden geen gebruik van geautomatiseerde verwerkingen. Mochten we dat op termijn gaan doen, zullen we dat communiceren via ons privacy statement. Dan heeft u het recht om bij geautomatiseerde verwerkingen waarvoor u niet expliciet toestemming hebt gegeven, uw standpunt kenbaar te maken en het recht om dit geautomatiseerde besluit aan te vechten.

Beveiliging en bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en SPH heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze gegevens. Als u twijfelt  of een bericht, app of website van SPH afkomstig is of heb je een zwakke plek ontdekt in onze dienstverlening, neem dan contact op met JBlonk@huisartsenpensioen.nl We zullen waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan op de hoogte stellen. Wees voorzichtig met de apparaten die u gebruikt voor onze online diensten en tref zelf de nodige beveiligingsmaatregelen.

Tenzij we verplicht  zijn op grond van wetgeving uw gegevens langer te bewaren, bewaart SPH uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verkregen en worden verwerkt. Hiervoor heeft SPH een archief en bewaarbeleid vastgesteld. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens in principe, verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd. In specifieke gevallen kunnen we uw gegevens nog wel bewaren voor juridische procedures. Gearchiveerde en geanonimiseerde gegevens gebruiken we na afloop van de bewaartermijn alleen voor historische en/of statistische doeleinden.

Verwerking persoonsgegevens buiten de EU
SPH heeft maatregelen getroffen zodat er geen persoonsgegevens buiten de EU worden verwerkt.

Profilering en geautomatiseerde  besluitvorming
SPH maakt voor de uitvoering van haar dienstverlening geen gebruik van profilering en geautomatiseerde besluitvorming.

Overige bronnen van persoonsgegevens
SPH gebruikt ook persoonsgegevens die zij ontvangt vanuit de volgende instanties

  • De Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Uit deze administratie ontvangt SPH o.a. adreswijzigingen en overlijdensmeldingen.
  • De arbeidsongeschiktheidsverzekeraars. Deze verzekeraars verstrekken SPH gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het arbeidsongeschiktheidspensioen en de premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid.
  • Het UWV. Hiervoor ontvangt SPH gegevens die nodig zijn voor het de uitvoering van het arbeidsongeschiktheidspensioen en de premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid
  • De zogenaamde ‘keuze verzekeraars. Deze verzekeraars verstrekken SPH gegevens die nodig zijn om het daar opgebouwde pensioen te kunnen uitkeren.
  • Mocht u in loondienst werkzaam zijn, dan ontvangt SPH persoonsgegevens via uw (ex)werkgever.

Wijzigingen
Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren u om dit privacy statement daarom regelmatig te raadplegen. Dit privacy statement is op het laats gewijzigd op 4 februari 2020.

Melding
SPH heeft haar verwerkingen van persoonsgegevens gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze meldingen staan in het Register van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen of inlichtingen
Heeft u vragen over dit privacy statement of wilt u meer informatie over uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen. Email: advies@huisartsenpensioen.nl